De initiatieffase

Binnen uw organisatie is geconcludeerd dat het wenselijk is aan een belangrijk thema een congres, symposium of conferentie te gaan wijden. U hebt een duidelijke boodschap voor een bepaalde doelgroep.

Duidelijk is dat het initiatief van uw zijde moet komen. U bent daartoe bereid, zij het met wat aarzelingen misschien, omdat u zich realiseert met uw initiërende rol een flinke hoeveelheid extra werk in huis te halen. Werk dat niet tot uw core business kan worden gerekend. U besluit daarom de organisatie van de beoogde bijeenkomst in handen te geven van een externe specialist. Uw overwegingen daarbij zijn glashelder: - het voorkomen van onnodige werkdruk op uw organisatie - kiezen voor een professionele aanpak van uw bijeenkomst, inclusief fondsenwerving en projectfinanciering.

Uw programma van eisen

U verwacht van uw externe partner méér dan alleen uitvoerende organisatiekwaliteit en –capaciteit. Daarom betrekt u uw adviseurs vanaf de initiatief- fase bij het project, zodat in goed overleg een weloverwogen programma van eisen voor uw bijeenkomst wordt gedefinieerd. Immers, helderheid aangaande doelstellingen en verwachtingen is een absolute randvoorwaarde...

Draaiboek

Nadat voor uw project de meest geëigende formule is bepaald, ontwikkelt SCEM in hechte samenspraak met uw interne projectcoördinator een compleet draaiboek met daarin vastgelegd alle taken.

Hierin zijn alle benodigde personele en materiële voorzieningen omschreven. Voorts zijn in het draaiboek per projectonderdeel de afspraken vastgelegd over gedetailleerde actieplanningen en de toedeling van projectverantwoordelijk-
heden. Optimalisatie van de kennisoverdracht en maximale interactie vormen de leidraad.

Sleutelklaar

SCEM beschikt over de expertise, de creativiteit, de mensen en de middelen om uw project van a tot z te kunnen organiseren en ondersteunen

Een kleine greep uit ons brede pakket mogelijkheden? Productie en verzorging van al het benodigde drukwerk inclusief uitnodigingen, verzorging van de deelnemersregistratie, budgettering, het beschikbaar stellen van hostesses en technici, verzorging van de cateringfunctie en het audiovisuele traject, het genereren van free publicity, sponsorwerving en het geheel of gedeeltelijk voorfinancieren van uw project. SCEM organiseert uw bijeenkomst dus geheel in eigen beheer.

Sprekers en docenten

Het is een absolute voorwaarde dat de sprekersinstructie van een bijeenkomst helder is omschreven. Het programma moet duidelijk zijn en de cursus correct uitgewerkt. Om te voorkomen dat de kwaliteit van de presentaties door onvoldoende voorbereiding van de programmacommissie tekort schiet, bereiden wij sprekers en docenten grondig voor. We organiseren vooraf een 'sprekersbijeenkomst'. Docenten houden een 'generale repetitie' en kunnen de taken onderling goed afstemmen.

Projectleiders

SCEM beschikt over een team ervaren project-
leiders. Eén van deze projectleiders wordt ingezet als 'motor' achter uw project. Uw projectleider begeleidt en coördineert als stuwende kracht uw bijeenkomst vanaf de initiatief-
fase tot en met de evaluatiefase. Gedurende de totale projectperiode is de projectleider het vaste aanspreekpunt voor uw interne projectcoördinator.

Waarom kiezen voor SCEM?

SCEM heeft gedurende een reeks van jaren de reputatie opgebouwd haar belofte dedicated to excellence in elk project daadwerkelijk waar te maken. De opdrachtgever ziet die houding en werkwijze vertaald in:

• Onderscheidende creativiteit bij het ontwikkelen van succesvolle concepten, projectfinancieringen en intelligente oplossingen op uitvoeringsniveau
• Soepel meebewegen met projectplannen in ontwikkeling
• Stipte uitvoering van gemaakte werkafspraken in elke projectfase
• Het plezierige gevoel de organisatie van uw bijeenkomst met een gerust hart aan SCEM te kunnen toevertrouwen, omdat u aan een veelheid van grote en kleine controlemomenten merkt dat het werkt. Met SCEM...